Polityka prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności ma na celu poinformowanie Państwa o tym, w jaki sposób Kancelaria Pogorzelec Jesiotr-Rejmanowska i Wspólnicy Radcowie Prawni i Adwokaci spółka komandytowa (dalej także: „Kancelaria” lub „Administrator”) przetwarza Państwa dane osobowe, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L z 2016 r. nr 119, s. 1 z późn.zm.), zwanym dalej także „RODO”.

Zapraszamy do zapoznania się z ogólnymi informacjami, które mają zastosowanie do wszystkich grup podmiotów danych, a następnie z częścią szczególną, dotyczącą konkretnej grupy, do której Państwo przynależą.

1. INFORMACJE OGÓLNE

1) Administrator danych osobowych. Administratorem Państwa danych osobowych jest Pogorzelec Jesiotr-Rejmanowska i Wspólnicy Radcowie Prawni i Adwokaci Spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Kiwerska 33A, 01-682 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS 0000955456, NIP 5252382914.

2) Kontakt.Z Administratorem mogą Państwo skontaktować się:

● telefonicznie pod numerem 22 864 21 35,
● e-mailowo pod adresem: kancelaria@pjrlegal.pl,
● osobiście lub przesyłając korespondencję na adres: Pogorzelec Jesiotr-Rejmanowska i Wspólnicy Radcowie Prawni i Adwokaci sp.k., ul. Kiwerska 33A, 01-682 Warszawa.

3) Ograniczenie przechowywania danych osobowych. Dane osobowe przechowywane są przez okres konieczny do realizacji celów przetwarzania, dla których zostały pozyskane. Dane osobowe przechowujemy także przez okres przedawnienia roszczeń, określony przepisami prawa. Jeżeli nie będziemy mieć podstaw do przechowywania danych, usuniemy je lub zniszczymy w bezpieczny sposób.

4) Przysługujące Państwu prawa. Odnośnie do Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:

a) żądania dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania informacji dotyczących tego, jakie dane i w jaki sposób przetwarzamy, oraz uzyskania ich kopii;

b) żądania sprostowania danych osobowych – jeżeli dostrzegą Państwo, że dane, które przetwarzamy, są nieprawidłowe lub nieaktualne;

c) żądania usunięcia danych – jeżeli uważają Państwo, że nie mamy podstaw do przetwarzania Państwa danych;

d) żądania ograniczenia przetwarzania – w przypadku, gdy:

● kwestionują Państwo prawidłowość przetwarzania przez nas danych, na Państwa wniosek dotyczący ograniczenia przetwarzania, „zablokujemy” przetwarzanie tych danych do momentu ustalenia, czy rzeczywiście przetwarzanie jest nieprawidłowe,
● przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
● administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Państwu, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
● wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy nasze prawnie uzasadnione podstawy są nadrzędne wobec podstaw Państwa sprzeciwu;

jeżeli okaże się, że mamy prawo do dalszego przetwarzania danych, przed powrotem do ich przetwarzania, zostaną o tym Państwo poinformowani;

e) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją i tylko w przypadku danych, które przetwarzamy w ramach naszych prawnie uzasadnionych interesów – w takiej sytuacji, nie wolno nam już przetwarzać tych danych, chyba że wykażemy, że istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub też gdy istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

f) żądania przenoszenia danych – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy, mają Państwo prawo:

● otrzymać przekazane przez Państwa dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego,
● przesłać w/w dane, bez przeszkód z naszej strony, innemu administratorowi, któremu dostarczono te dane osobowe,
● żądać, by w/w dane zostały przesłane do innego administratora bezpośrednio przez nas, o ile jest to technicznie możliwe;

g) przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

W celu realizacji któregokolwiek z przysługujących Państwu praw, zapraszamy do kontaktu.

5) Odbiorcy danych. Państwa dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa (np. organom publicznym), a także następującym podmiotom, z którymi Kancelaria współpracuje, w tym świadczącym na naszą rzecz usługi: informatyczne, kurierskie/pocztowe, chmurowe, finansowe/księgowe, ochroniarskie oraz innym naszym dostawcom.

6) Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Państwa dane mogą być przekazywane, przechowywane przez bądź udostępniane pracownikom lub dostawcom w krajach nienależących do EOG. Niezależnie od lokalizacji, będziemy wymagać stosowania takich samych zabezpieczeń w zakresie ochrony danych jak zabezpieczenia stosowane na terytorium EOG. Typowym przypadkiem takiego przekazywania jest korzystanie z usług chmurowych oraz pakietu Microsoft Office 365 (Microsoft Corporation), czy usług Google LLC, których serwery znajdują się w Stanach Zjednoczonych (USA). Znajdują się one natomiast na liście “Data Privacy Network Program”, co stanowi zapewnienie, że podmioty te zapewniają odpowiedni (zbliżony do UE) poziom ochrony danych.

7) Profilowanie/zautomatyzowane podejmowanie decyzji. Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.

8) Dobrowolność podania danych. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, jednakże zastrzegamy, że nie podanie danych może uniemożliwić spełnienie celów przetwarzania, takich jak wykonanie umowy, czy spełnienie obowiązków prawnych.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych, znajdą Państwo poniżej.

2. INFORMACJE SZCZEGÓLNE

2.1 INFORMACJA DLA KLIENTÓW KANCELARII ORAZ OSÓB, KTÓRYCH DANE PRZETWARZAMY PRZY OKAZJI PROWADZENIA SPRAW KLIENTÓW

1) Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych. Przetwarzamy Państwa dane osobowe w ramach zapewnienia obsługi i pomocy prawnej, w tym w celu reprezentowania w postępowaniach sądowych, administracyjnych oraz przed innymi organami i osobami trzecimi, w następujących celach:

a) wykonania umowy z Klientem, a także podjęcia działań na żądanie Klienta, przed zawarciem umowy (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

b) wykonania spoczywających na nas obowiązków prawnych (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

c) działania w ramach naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest prowadzenie przez nas działalności, w tym podejmowanie czynności w ramach obsługi spraw Klientów, konieczność gromadzenia informacji i dokumentów potrzebnych do wykonania zleconych nam zadań, zapewnienie prawidłowości rozliczeń, a także w celu obrony przede ewentualnymi roszczeniami lub w celu ich ustalenia i dochodzenia (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2) Kategorie danych osobowych. Przetwarzamy dane Klientów indywidualnych takie, jak: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania i adres korespondencyjny, numery: NIP, REGON, PESEL, numery rachunków bankowych. W przypadku Klientów niebędących klientami indywidualnymi, przetwarzamy dane osobowe ich reprezentantów, takie jak: imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania. Przetwarzamy także wszelkie inne informacje objęte sprawą lub konieczne dla jej prowadzenia lub jeśli wymagają tego przepisy prawne – w tym dane szczególnych kategorii (tzw. dane wrażliwe), do których dostęp Kancelaria uzyskała w toku prowadzenia spraw Klientów.

3) Okres przechowywania danych osobowych. W odniesieniu do postępowań sądowych – dokumentację przechowujemy jest przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym postępowanie się zakończyło. Dowody księgowe, zobowiązani jesteśmy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. W przypadku zakończenia współpracy, przechowujemy dane również przez okres przedawnienia roszczeń, określony przepisami prawa.

4) Źródło danych osobowych. Dane osobowe zostały przez nas pozyskane bezpośrednio od Państwa lub – za pomocą przekazanych nam przez Klienta danych – z innych źródeł dostępnych publicznie, np. jawnych rejestrów. Dane mogły zostać także pozyskane w związku z prowadzeniem postępowania, w tym sądowego, np. poprzez wgląd do akt sprawy.

5) Przekazanie danych w ramach współpracy z innymi podmiotami. Dane mogą być przekazywane innym podmiotom, w tym innym radcom prawnym i instytucjom, z którymi współpracujemy, aby umożliwić nam świadczenie usług na najwyższym poziomie.

6) Tajemnica radcowska i adwokacka. Zgodnie z art. 3 ustawy o radcach prawnych oraz art. 6 ustawy Prawo o adwokaturze, radca prawny/adwokat (a także – odpowiednio – aplikant radcowski/aplikant adwokacki), zobowiązany jest zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzieleniem pomocy prawnej. Obowiązek ten jest nieograniczony w czasie, choć można zostać z niego zwolnionym. Zastrzegamy jednocześnie, że wykonanie praw, o których mowa w punkcie 1.4. powyżej, nie może powodować naruszenia w/w. tajemnicy.

2.2 INFORMACJA DLA KONTRAHENTÓW, A TAKŻE OSÓB ICH REPREZENTUJĄCYCH LUB WSKAZANYCH DO KONTAKTU

1) Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych. Przetwarzamy Państwa dane osobowe:

a) w celu wykonania umowy z Kontrahentem, a także podjęcia działań na żądanie Kontrahenta, przed zawarciem umowy (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

b) w celu wykonania spoczywających na nas obowiązków prawnych (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

c) w ramach naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest prowadzenie przez nas działalności, konieczność gromadzenia informacji i dokumentów potrzebnych do wykonania zleconych nam zadań, zapewnienie prawidłowości rozliczeń, a także w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub w celu ich ustalenia lub dochodzenia (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2) Kategorie danych osobowych. Przetwarzamy Państwa dane takie jak: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania i korespondencyjny, numery: NIP, REGON, PESEL, numery rachunków bankowych oraz wszelkie inne informacje, jeśli wymagają tego przepisy prawne.

3) Okres przechowywania danych osobowych. Dowody księgowe, zobowiązani jesteśmy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Po zakończeniu współpracy, przechowujemy dane również przez okres przedawnienia roszczeń, określony przepisami prawa.

4) Źródło danych osobowych.Dane uzyskujemy od Państwa bezpośrednio lub od Kontrahenta.

2.3 INFORMACJA DLA OSÓB, KTÓRE KONTAKTUJĄ SIĘ Z NAMI W CELU POZNANIA NASZEJ OFERTY BĄDŹ NAWIĄZANIA WSPÓŁPRACY

1) Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych. Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w postaci udzielenia odpowiedzi na Państwa próbę kontaktu zgodnie z Państwa prośbą i aby móc pozostać z Państwem w kontakcie w tej sprawie. W przypadku, gdy kontakt dotyczy zapoznania się z naszą ofertą, możemy kontaktować się z Państwem w przyszłości, aby utrzymać z Państwem relację. Podkreślamy, że w takiej sytuacji przysługuje Państwu prawo sprzeciwu wobec takiego naszego działania, a sprzeciw taki uwzględnimy natychmiast po jego otrzymaniu.

2) Kategorie danych osobowych. Przetwarzamy Państwa dane takie, jak: dane kontaktowe oraz wszelkie inne dane podane nam przez Państwa, jeśli jest to konieczne dla spełnienia Państwa prośby i utrzymania kontaktu z Państwem. W przypadku zainicjowania przez Państwa kontaktu za pośrednictwem mediów społecznościowych, możemy mieć dostęp także do danych znajdujących się w Państwa profilach użytkownika. Powyższa informacja nie dotyczy przetwarzania danych osobowych przez administratorów portali mediów społecznościowych, na których Kancelaria posiada profile.

3) Okres przechowywania danych osobowych. Będziemy przetwarzać Państwa dane przez okres wymiany kontaktu, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie niezbędnym do utrzymania relacji (do 12 miesięcy). Przechowujemy dane również przez okres przedawnienia roszczeń, określony przepisami prawa.

4) Obowiązek podania danych. Podanie danych jest całkowicie dobrowolne, jednak nie podanie danych do kontaktu może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi na Państwa zapytania i utrzymanie z Państwem kontaktu.

5) Źródło danych osobowych.Dane pozyskujemy bezpośrednio od Państwa.

2.4 INFORMACJA DLA KANDYDATÓW DO PRACY LUB WSPÓŁPRACY NA INNEJ PODSTAWIE PRAWNEJ

1) Kategorie danych osobowych. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych. Przetwarzamy Państwa dane na potrzeby:
a) przeprowadzenia procesu rekrutacji, w tym oceny Państwa kwalifikacji, na podstawie:

● przepisów prawa pracy – w zakresie danych: imienia (imion) i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia – obowiązek prawny wynikający z przepisów prawa (art. 22 (1) § 1 Kodeksu pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
● Państwa zgody – w odniesieniu do danych niewymaganych przepisami prawa, a przekazanych przez Państwa, np. w CV lub liście motywacyjnym – wyrażającej się w przesłaniu tych danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),

jeśli podstawą zatrudnienia ma być umowa o pracę;

● Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażającej się w przekazaniu Kancelarii danych,
● prawnie uzasadniony interes Kancelarii w prowadzeniu rekrutacji i poszukiwaniu kandydatów do współpracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

jeśli podstawą współpracy ma być umowa cywilnoprawna;

b) w zakresie i dla celów, w jakim jest to niezbędne do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w przypadku kandydata wybranego w toku rekrutacji;

c) ewentualnych przyszłych procesów rekrutacyjnych, jedynie w sytuacji wyraźnej zgody na korzystanie z przekazanych przez Państwa informacji i dokumentów aplikacyjnych w tym celu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

2) Okres przechowywania danych osobowych. Dane osobowe kandydatów będą przechowywane tylko na czas postępowania rekrutacyjnego, jednocześnie, jeśli otrzymaliśmy od kandydata do pracy zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych – dane te będziemy przetwarzać przez maksymalnie 12 miesięcy od daty przesłania dokumentów aplikacyjnych. W szczególnych sytuacjach Kancelaria może podjąć decyzję o przedłużeniu okresu przechowywania danych osobowych, jednak w takiej sytuacji kandydat do pracy zostanie poinformowany o dodatkowym celu przetwarzania danych w drodze realizacji odrębnego obowiązku informacyjnego przez Kancelarię.

3) Obowiązek podania danych osobowych. Dla osób, które miałyby zostać zatrudnione na podstawie umowy o pracę, obowiązkowe jest podanie danych, o których mowa w art. 22(1) § 1 pkt 1-3 Kodeksu pracy. Odnośnie do danych wymienionych w art. 22(1) § 1 pkt 4-6 Kodeksu pracy, ich podanie jest obowiązkowe, jeśli są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Podanie zaś innych danych jest dobrowolne. Odnośnie do pozostałych osób, podanie danych również jest dobrowolne, lecz może uniemożliwić wykonanie umowy i spełnienie przez nas obowiązków prawnych.

4) Źródło danych osobowych. Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Państwa. Proces rekrutacji możemy prowadzić samodzielnie, jak i za pośrednictwem podmiotów trzecich, w tym rekruterów. W sytuacji, w której proces rekrutacji prowadzimy samodzielnie, od początku Kancelaria jest administratorem Państwa danych osobowych udostępnionych nam w ramach tego procesu. Jeśli zaś na potrzeby rekrutacji posługujemy się podmiotami trzecimi, które przesyłają do nas aplikacje (w tym dokumenty) kandydatów, początkowo, to znaczy w fazie zbierania tych danych, podmioty te są odrębnymi administratorami Państwa danych, a my stajemy się administratorem dopiero w momencie otrzymania ww. aplikacji. Niniejsza Polityka ma zastosowanie do Kancelarii od momentu, w którym stajemy się administratorem Państwa danych osobowych.

2.5 INFORMACJA DLA PRACOWNIKÓW/WSPÓŁPRACOWNIKÓW

1) Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych. Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu:

a) wykonania umowy o pracę bądź innej łączącej nas umowy cywilnoprawnej (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

b) wykonania spoczywających na nas obowiązków prawnych, w tym podatkowych i rachunkowych (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

c) działania w ramach naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest prowadzenie przez nas działalności, konieczność gromadzenia informacji i dokumentów potrzebnych do wykonania umowy, zapewnienie prawidłowości rozliczeń, a także w celu obrony przede ewentualnymi roszczeniami lub w celu ich ustalenia i dochodzenia (podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2) Kategorie danych osobowych. Przetwarzamy Państwa dane takie jak: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania i korespondencyjny, numery: NIP, REGON, PESEL, numery rachunków bankowych oraz wszelkie inne informacje konieczne do wykonania umowy i naszych obowiązków prawnych. W przypadku pracowników – również dane wymienione w Kodeksie pracy (art. 22 (1) § 2), na zasadach w nim przewidzianych.

3) Okres przechowywania danych osobowych. W przypadku danych, w odniesieniu do których podstawą prawną przetwarzania jest: (i) wykonanie umowy – do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z tejże umowy, (ii) wykonanie obowiązków prawnych – do czasu ich wykonania, w terminach przewidzianych prawem, (iii) uzasadniony prawnie interes Kancelarii – do czasu odpadnięcia tej podstawy przetwarzania, to jest zasadniczo do czasu wygaśnięcia roszczeń wynikających z łączącego nas z Państwem stosunku prawnego, zakończenia bytu prawnego Kancelarii lub prawomocnego/ ostatecznego ustalenia lub zasądzenia/zaspokojenia lub obrony roszczenia lub innego uprawnienia Kancelarii lub pracownika/współpracownika w postępowaniu.

4) Obowiązek podania danych. Obowiązkowe jest podanie tylko tych danych, których podanie wymagane jest prawnie (art. 22 (1) § 2 Kodeksu pracy). Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie może uniemożliwić bądź utrudnić wykonanie umowy.

5) Źródło danych. Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Państwa.