Adresy do doręczeń elektronicznych – co należy wiedzieć?

Zgodnie z komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 roku, adresy do doręczeń elektronicznych dla profesjonalnych pełnomocników oraz podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS będą obowiązkowe od dnia 30 grudnia 2023 roku. Wcześniejszy komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 roku zakładał, że obowiązek wdrożenia adresów do e-doręczeń będzie obowiązywał od dnia 10 grudnia 2023 roku.

Minister Cyfryzacji zapowiedział złożenie projektu nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych w celu przedłużenia terminu wdrożenia aż o kolejny rok, w związku z czym termin wdrożenia adresów do e-doręczeń przypadałby na 1 stycznia 2025 roku. Jak zarejestrować adres do doręczeń elektronicznych? Co powinni o nich wiedzieć przedsiębiorcy?

Obowiązek stosowania

Od dnia 30 grudnia 2023 roku obowiązek stosowania adresów do doręczeń elektronicznych (również jako „ADE”) obejmie m.in. profesjonalnych pełnomocników, doradców podatkowych, notariuszy oraz podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Objęcie obowiązkiem posiadania adresów do doręczeń elektronicznych od dnia 30 grudnia 2023 roku obejmie obowiązkowo podmioty, które złożą wniosek o wpis w rejestrze przedsiębiorców najwcześniej w tym dniu. W systemie Portalu Rejestru Sądowych udostępniony zostanie ku temu automatyczny wniosek o założenie skrzynki ADE. Pozostali przedsiębiorcy, uprzednio zarejestrowani w rejestrze przedsiębiorców, są zobowiązani do założenia skrzynki ADE nie później niż do 30 marca 2024 roku – w terminie 3 miesięcy od dnia 30 grudnia 2023 roku.

Podmioty, które będą dokonywać wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej po dniu 31 grudnia 2023 roku, będą obowiązane do założenia ADE oraz go uwidocznić wraz z wpisem w CEIDG. Z kolei podmioty wpisane w CEIDG do dnia 31 grudnia 2023 roku będą zobowiązane do założenia ADE w późniejszym terminie:

• dokonując zmiany wpisu w terminie od 30 września 2025 roku do dnia 30 września 2026 roku – wraz z dokonaniem zmiany wpisu należy założyć oraz podać adres do doręczeń elektronicznych;
• do dnia 30 września 2026 roku – w każdym innym przypadku.

Konsekwencje stosowania

Wraz z założeniem skrzynki do doręczeń elektronicznych aktualizuje się obowiązek odbierania korespondencji od organów publicznych przez wspomnianą skrzynkę. Organy publiczne zobowiązane są jedynie do korzystania z usług udostępnianych przez operatora publicznego (Poczta Polska S.A.) i za jego pośrednictwem wysyłać korespondencję do wszystkich zainteresowanych podmiotów. Możliwa jest również opcja korzystania przez przedsiębiorców z usług komercyjnych za pośrednictwem podmiotu wpisanego do rejestru dostawców usług zaufania prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

W ramach e-doręczeń Poczta Polska S.A. udostępnia również kwalifikowaną usługę, która umożliwia przesyłanie korespondencji za pośrednictwem ADE do podmiotów niepublicznych. Jest ona dodatkowo płatna w stosunku do usługi publicznej (umożliwiającej komunikację z podmiotami publicznymi) na podstawie udostępnionego cennika. Usługa publiczna pozostaje bezpłatna.

W usłudze publicznej, powyższe oznacza, że wraz z odebraniem korespondencji przez ADE aktualizują się obowiązki m.in. z dotrzymaniem terminów. W przypadku nieodebrania korespondencji po 14 dniach od umieszczenia korespondencji w skrzynce następuje tzw. „fikcja doręczenia” – pismo uznaje się za doręczone. Po 25 dniach przesyłka jest usuwana z systemu.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie nakłada żadnych sankcji za brak założonego adresu do e-doręczeń, natomiast zdecydowanie utrudni to prowadzenie działalności gospodarczej, komunikację z podmiotami publicznymi oraz dopełnienie obowiązków informacyjnych.

Założenie skrzynki

Założenie skrzynki do e-doręczeń jest niezwykle proste. Wystarczy zalogować się na stronę: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen, wypełnij wniosek zgodnie z instrukcją podaną pod linkiem, a następnie aktywuj skrzynkę do e-doręczeń w sposób przesłany do Ciebie mailowo.

Dla obywateli usługa dostępna jest przez stronę www.gov.pl (usługa fakultatywna), z kolei dla przedsiębiorców – www.biznes.gov.pl (usługa obligatoryjna od terminów powyżej wskazanych).

Profesjonalni pełnomocnicy powinni pamiętać o tym, że zobowiązani są do założenia dwóch skrzynek do e-doręczeń (w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej) – na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej oraz na potrzeby wykonywania zawodu.

Podsumowanie

Założenie adresu do e-doręczeń jest stosunkowo łatwe i szybkie. Należy jedynie pamiętać o ich regularnym sprawdzaniu, bowiem doręczane pisma przez ADE również podlegają „fikcji doręczenia”, tak samo jak w przypadku tych doręczanych pocztą tradycyjną. Będąc przedsiębiorcą wpisanym już do rejestru przedsiębiorców KRS lub do CEIDG pamiętaj o terminie, od którego aktualizuje się Twój obowiązek założenia skrzynki ADE. Wykonawcy szeroko pojętego zawodu prawniczego mają obowiązek założenia skrzynki od 30 grudnia 2023 roku.